Las sesiones de reuniones informales (grupos de asistentes más reducidos trabajando juntos, habitualmente después de una presentación o explicación conjunta con más personas) pueden resultar beneficiosas para grupos grandes y pequeños.

Una reunión informal sugiere varias situaciones que generan movimiento: cercanía, complicidad, libertad para decir lo que nos parece bien y lo que nos molesta, apertura para diferente tipo de ideas, aspiraciones personales y empresariales, análisis de la competencia sin tapujos, sensación de no estar trabajando sino de estar creando en conjunto y varios etcéteras entre los que se cuenta “establecer vínculos” que, en definitiva siempre será un buen socio a la hora de hacer una alianza de cualquier tipo.

 

Otro punto importante de las reuniones informales, por lo “casual” de la situación, por la distensión, y muchas veces el humor, es que la capacidad de escuchar, de ambas partes, aumenta. Entonces, el entendimiento comienza a efectuarse y deja de ser una lucha por traspasar la barrera del escritorio apostando a quien gana el juego.

¿Cómo motivar a los grupos pequeños para que hagan el mejor trabajo posible? Para que el cambio de un grupo grande a uno más pequeño resulte sencillo, y para asegurarse de que el tiempo de la reunión se use de manera eficaz, te contamos algunas estrategias para celebrar reuniones informales diferentes:

 

1- Prestar atención a las brechas

 

Para crear una transición sencilla entre las presentaciones más grandes y las reuniones informales, se debe optimizar la utilización de los espacios. Si se pasa de una gran conferencia con asientos dispuestos en estilo teatro a grupos pequeños, hay que buscar maneras sencillas de dirigir a los invitados a sus grupos sin perder la dinámica obtenida durante la presentación. Lo ideal sería mantener a todos los participantes en el mismo espacio antes y después de la reunión informal para que la experiencia fluya cómodamente de principio a fin.

 

2- ¡A jugar!

 

Una opción para inspirar a los equipos a dar lo mejor de sí es convertir las reuniones informales en una competencia. Una buena idea es diseñar un juego centrado en los objetivos de la reunión para incrementar los resultados de los asistentes en los grupos de reuniones informales y reunir a todos los participantes al final del evento para decidir quién o quiénes son los ganadores. Esta estrategia simplifica la programación previa y posterior a la reunión informal, y hace que el trabajo resulte divertido para impulsar la creatividad y el trabajo en equipo.

 

3- Darles una pausa

 

Hay quien dice que los asistentes no necesitan una reunión informal, sino una pausa. Mientras que las pausas son necesarias para fomentar un trabajo productivo, si lo que se desea es obtener resultados, la buena noticia es que se puede hacer las dos cosas. Se puede probar el modelo de "almuerzo de trabajo" y colocar mesas redondas con comidas al plato o envasadas, nombrando a un líder en cada mesa para mantener el ritmo del trabajo y de la conversación durante la hora de comer.

 

4- Optar por la comodidad

 

Los montajes informales con asientos cómodos (como sillas reclinables, sillones mullidos y almohadones en el suelo) no solo proporcionan confort a los invitados durante las reuniones informales, sino que los atraen a sesiones más íntimas. Hay que asegurarse de proporcionar absolutamente todo lo que los asistentes puedan necesitar para producir (biromes, cuadernos, pizarras, etc.) y de establecer normas estrictas para llevar a cabo el trabajo. Con la presión adicional de un plazo, la comodidad del entorno puede contribuir a que los participantes se sientan aliviados.

 

5- La hora de la presentación

 

Los invitados están cómodos, comieron y se sienten motivados. Excelente. No obstante, ¿cómo nos aseguramos de que llevan a cabo el trabajo? Dándoles una responsabilidad: una presentación. Nombrar líderes para cada grupo y asignarles la tarea de presentar las ideas o los resultados de las sesiones de reuniones informales. Para que resulte divertido, se lo puede convertir en un juego o introducir una temática, pero la finalidad será un método excelente de conectar las reuniones informales con los objetivos globales de la reunión y de encontrar una manera de regresar al propósito del evento: presentar resultados.

 

El carácter informal de estas reuniones viene de sus características: espontáneas, informales, improvisadas. Las empresas entienden cada vez más que son necesarias estas zonas de trabajo informales, no para tomarse un café, sino para trabajar. La necesidad de los empleados para generar ideas revolucionarias e innovadoras hace de estas zonas una necesidad imprescindible.